Steigerung der Workflow-Effizienz: Was Sie in Ihre Datenmanagement-Scorecard aufnehmen sollten

In diesem Artikel werden wir die wesentlichen Elemente einer Datenmanagement-Scorecard untersuchen und eine neue Kennzahl vorstellen: den Workflow-Produktivitätsindex (WPI). Wir werden die wichtigsten zu berücksichtigenden Faktoren behandeln, darunter Datenvisualisierung, Berichtsfunktionen und Kostenaspekte. Am Ende werden Sie ein klareres Verständnis davon haben, worauf Sie bei einem Datenmanagementsystem achten sollten und wie Sie Ihre Scorecard optimieren können, um fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Grundlagen der Scorecard für das Datenmanagement

Es gibt zahlreiche Datenmanagementsysteme auf dem Markt, und die richtige Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen, kann eine Herausforderung darstellen. In solchen Fällen greifen Unternehmen auf ihre praktische Bewertungsvorlage zurück. Oftmals erhalten Sie von Produkt zu Produkt sehr ähnliche Ergebnisse. Die meisten Systeme erfüllen die grundlegenden Kriterien Ihrer Bewertungsvorlage und scheinen durchweg dieselben Funktionen zu bieten. Bevor wir die neue Kennzahl einführen, wollen wir uns noch einmal die Grundlagen einer Bewertungsvorlage zur Beurteilung von Datenmanagementsystemen vor Augen führen.

Bei der Suche nach der optimalen Lösung für Ihre Website ist es wichtig, eine Bewertungsmatrix zu erstellen, die die wichtigsten Faktoren berücksichtigt. Zu den typischen Parametern einer Bewertungsmatrix für das Datenmanagement gehören die Datenvisualisierung und die Überwachung wichtiger Leistungskennzahlen. Darüber hinaus möchten viele Standorte bei der Prüfung neuer Software, dass ihre Nutzer schnell einsatzbereit sind. Berücksichtigen Sie daher Aspekte wie Intuitivität und Benutzerfreundlichkeit des Systems. Diese Faktoren können dazu beitragen, Widerstände gegen die Umstellung zu minimieren.

Die Möglichkeit, maßgeschneiderte Prozessgrafiken zu erstellen, kann ein wichtiger Faktor sein, der bei der Bewertung von Software für das Datenmanagement und die Fertigungsanalyse zu berücksichtigen ist.

Viele Websites benötigen leistungsfähigere Berichts- und Analysefunktionen. Kleinere Websites mit weniger erfahrenen Mitarbeitern sind möglicherweise an technischen Supportleistungen interessiert. Die Kosten stehen bei vielen Bewertungskriterien ganz oben auf der Liste. Es ist wichtig zu beachten, dass man die Gesamtbetriebskosten über einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren vergleichen sollte und nicht nur die anfänglichen Implementierungskosten des ersten Jahres.    

Schließlich könnten einige Unternehmen daran interessiert sein, welche Erfahrungen andere Nutzer gemacht haben und wie diese das Managementsystem beurteilen. Dazu kann auch gehören, wie fest das System in einer Branche etabliert ist.

Bei der Bewertung von Datenmanagementsystemen kommt es häufig vor, dass mehrere Optionen bei den wichtigsten Bewertungskriterien gleich gut abschneiden. Doch was geschieht, wenn Sie mit einem Gleichstand konfrontiert sind? Genau hier kommt diese neue Kennzahl ins Spiel, um Ihre Bewertungsmatrix zu ergänzen und Ihnen dabei zu helfen, die richtige Entscheidung zu treffen. In diesem Fall müssen Sie genauer untersuchen, inwieweit die Systeme den Arbeitsablauf unterstützen. Der Workflow-Produktivitätsindex.

Was ist der WPI?

Der WPI (Workflow Productivity Index) bewertet nicht nur, ob die Software Aufgaben ausführen kann, sondern auch, wie schnell und effizient die Nutzer diese Aufgaben innerhalb des Datenmanagementsystems erledigen können.

Dieser Index stellt sicher, dass die Nutzer nicht durch das System ausgebremst werden, sodass sie mit der Geschwindigkeit ihrer Gedanken arbeiten können. Es besteht ein Unterschied zwischen der bloßen Fähigkeit, eine Aufgabe zu erledigen, und der Fähigkeit, dies schnell und effektiv zu tun. Dieser Index hilft dabei, zwischen Systemen zu unterscheiden, die lediglich Funktionalität bieten, und solchen, die die Produktivität tatsächlich steigern.

Was fließt in den WPI ein?

Die Ermittlung der Produktivität von Arbeitsabläufen kann eine Vielzahl qualitativer und quantitativer Aspekte umfassen. So lassen sich beispielsweise Zeiteinsparungen anhand der Verarbeitungsgeschwindigkeit und der Automatisierung von Aufgaben bewerten. Benutzerfreundlichkeit, Integration und Zusammenarbeit innerhalb des Systems sind zwar schwieriger zu quantifizieren, ihre Bewertung ist jedoch von großer Bedeutung.

Im Folgenden werden verschiedene Methoden zur Quantifizierung des WPI für ein bestimmtes Datenmanagementsystem vorgestellt:

Zeit bis zur Erkenntnis:

Diese Messung zielt darauf ab, die für die Fehlerbehebung benötigte Zeit zu ermitteln. Dabei soll die Grundursache mithilfe des Datenmanagementsystems ermittelt werden. Berücksichtigen Sie bei der Bewertung, ob sich Trends und Grafiken schnell öffnen und die Daten geladen werden. Können Sie Daten aus vielen Tagen, Wochen oder Monaten auf einen Blick einsehen? Wie viele Klicks sind erforderlich, um an die gewünschte Stelle zu gelangen? Welche weiteren Maßnahmen ergreifen Sie derzeit, um Produktionsprobleme zu identifizieren, und wie lange würde dies mit dem hier untersuchten Datenmanagementsystem dauern?

Geschwindigkeit bei der Erledigung von Aufgaben:

Bei der Geschwindigkeit der Aufgabenbearbeitung geht es weniger um die Fehlerbehebung als vielmehr darum, die Daten so schnell wie möglich in der gewünschten Form darzustellen – sei es in Excel, als Histogramm, Pareto-Diagramm, Boxplot oder in einem anderen Visualisierungssystem. Wie viele Schritte oder Klicks sind erforderlich, um von einem Tag oder Trend zu einem Bericht oder einer anderen Analyseansicht zu gelangen? Sind die Benutzerinteraktionen so gestaltet, dass sie die Effizienz steigern?

Mit PARCview können Sie Tags direkt aus dem Tag-Browser in einen Trend ziehen, um eine schnelle Datenanalyse durchzuführen – ein entscheidender Faktor, der bei Datenmanagementsystemen zu berücksichtigen ist.

Zugänglichkeit der Daten:

Der Datenzugriff ist für jedes Datenmanagementsystem von entscheidender Bedeutung. Ein System mit schnellen und leicht zugänglichen Daten ermöglicht es den Anwendern, den Prozess zügig fortzusetzen, und stellt sicher, dass das System sie nicht ausbremst. Die Daten stehen „im Handumdrehen“ zur Verfügung. Wenn Sie also die Sommerdaten des letzten Jahres mit den aktuellen Daten vergleichen, vergessen Sie nicht, warum diese Kennzahl relevant war. Oder Sie können bei einer Prozessstörung die letzten fünf Produktionsläufe eines Produkts mit dem aktuellen Lauf gegenüberstellen, um mögliche Ursachen schnell zu ermitteln.

Effektivität bei der Problemlösung:

Können Sie Ihre gesamte Problemlösung und Analyse an einem Ort durchführen? Ein Datenmanagementsystem mit integrierter Ausfallzeit- und Ursachenanalyse kann beispielsweise dafür sorgen, dass die Informationen stets im Blickfeld bleiben. Das bedeutet, dass die Nutzer die Ursachen nicht an einer Stelle ermitteln und an einer anderen festhalten müssen. Dies ermöglicht Verknüpfungen, Screenshots und einen klareren Überblick darüber, wie es zu einer Lösung gekommen ist.

Auch wenn ein paar zusätzliche Klicks hier und da zunächst unbedeutend erscheinen mögen, können sie sich im Laufe der Zeit erheblich summieren. Die schnelle Erstellung von Berichten und die Trendanalyse sind für eine zeitnahe Entscheidungsfindung und ein effektives Prozessmanagement unerlässlich. Insgesamt sind diese Kennzahlen wichtig für die Optimierung der Systemleistung, die Steigerung der Nutzerzufriedenheit und das Erreichen operativer Exzellenz.

Betrachten Sie den WPI nach Position

Um sich ein Bild von WPI zu machen, unterteilen Sie die Aufgaben in verschiedene Aufgabenbereiche und Positionen. Die Optimierung der Arbeitsabläufe über verschiedene Rollen hinweg kann dabei helfen, zu ermitteln, wie die einzelnen Positionen mit dem Datenmanagementsystem interagieren. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht darüber, wie eine Vielzahl von Rollen das System nutzt, um die Effizienz und die Entscheidungsfindung zu verbessern.

• Anlagenbediener – Die Bediener sind für die Einrichtung der Maschinen und die Sicherstellung ihres ordnungsgemäßen Betriebs verantwortlich. Echtzeitdaten sind entscheidend, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Sie benötigen ein Datenmanagementsystem, in das sie Daten problemlos eingeben und mit dessen Hilfe sie Prozessstörungen erkennen können, sobald diese auftreten.
• Verfahrenstechniker – Häufig sind Verfahrenstechniker mit der Optimierung von Systemen befasst. Sie müssen die Ursachen von Alarmen analysieren, feststellen, wann das Problem aufgetreten ist, ob sich ein Muster erkennen lässt usw. Dazu müssen sie historische Daten auswerten, um den Prozess in Zukunft optimieren zu können.
• Manager / Vorgesetzter – Manager und Vorgesetzte haben eine Vielzahl von Aufgaben, für die sie Echtzeit- und historische Daten einsehen müssen. Sie müssen datengestützte Entscheidungen treffen, die sich auf den täglichen Betrieb, das Projektmanagement und die Ressourcenzuweisung auswirken. Sie sind bestrebt, Ausfallzeiten und Probleme in der Produktion zu minimieren. Sie benötigen die Möglichkeit, auf Protokolle und Prüfberichte zuzugreifen, um Daten zu überprüfen.
• Vorstandsvorsitzender / Führungsetage – Die Führungsetage kann Datenmanagementsysteme auf einer anderen Ebene nutzen. Dabei könnte es sich um ein Unternehmenssystem handeln, das Zugriff auf Daten mehrerer Standorte bietet. Hierfür ist es wichtig, zwischen den Standorten wechseln zu können und über die entsprechenden Zugriffs- und Sicherheitsvorkehrungen zu verfügen.
• Alle Positionen – Jedes Datenverwaltungssystem sollte über einen Workflow verfügen, der die Kommunikation mit Kollegen erleichtert.

Das Verständnis dafür, wie die einzelnen Rollen mit dem Datenmanagementsystem interagieren, trägt dazu bei, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Indem wir die spezifischen Anforderungen und Zuständigkeiten von Konsolenbedienern, Ingenieuren, Managern und Führungskräften untersuchen, können wir sicherstellen, dass das System einen effizienten Betrieb und eine effektive Kommunikation im gesamten Unternehmen unterstützt.

So erkennen Sie WPI bei Produktvorführungen

Da Sie nun den WPI kennen, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie ihn in Ihre Forschung einbeziehen können. Hier sind einige Fragen, die Sie einem Vertriebs- oder technischen Mitarbeiter stellen können, um die Funktionalität eines Tools über die reinen Funktionen hinaus zu beleuchten.

Intuitiv:

Bei einer Produktvorführung möchten Sie sehen, wie intuitiv das System ist. Gibt es Hindernisse bei der Nutzung? Ähnelt es anderen Systemen, die Sie bereits einsetzen, wie beispielsweise Microsoft? Stehen jedem Nutzer Schulungsunterlagen zur Verfügung? Unterstützt die Software eine Umgebung für beschleunigtes Lernen? Die Einarbeitung und Nutzung darf nicht zu schwierig sein. Wenn die Lernkurve zu steil ist, wird die Akzeptanz des Systems geringer ausfallen.

Datenübertragungsgeschwindigkeit:

Überzeugen Sie sich selbst von der Datenübertragungsgeschwindigkeit. Die Datenübertragungsgeschwindigkeit sollte kein Hindernis für die Denkgeschwindigkeit des Benutzers darstellen. Werden „Offline-Aktivitäten“ auf ein Minimum reduziert? Bleibt der Benutzer während der Analyse im Echtzeitbereich?

Funktionalität:

Beobachten Sie die Anwendungsfallsegmente und den Workflow-Denkprozess, wenn Sie durch die Funktionen navigieren und diese zur Unterstützung alltäglicher Aufgaben nutzen. Hält die Software mit dem Tempo Ihrer Gedanken Schritt? Lässt sich eine spürbare Reduzierung der Schritte und Klicks feststellen, um zu Schlussfolgerungen zu gelangen und eine Antwort zu erhalten? 

Nahtlosigkeit:

Beachten Sie die Vielzahl der Funktionen, die den Benutzern zur Verfügung stehen. Wie gut lassen sich diese in den Arbeitsablauf integrieren? Sind diese Funktionen leicht zugänglich, ohne den Arbeitsablauf zu unterbrechen?

Verwendung der Rolle veranschaulichen:

Der Anbieter sollte die Software vorführen und deren Benutzerfreundlichkeit für ein möglichst breites Spektrum an Mitarbeitern demonstrieren, einschließlich derjenigen, die nicht besonders versiert im Umgang mit Computern sind. Die Lösung sollte für verschiedene Rollen und Ebenen attraktiv sein – von den Anwendern an vorderster Front bis hin zu den Mitarbeitern auf Führungsebene. Welchen Nutzen bietet sie für jede dieser Ebenen?

WPI mit dataPARC

dataPARC bietet zahlreiche Tools, die speziell darauf zugeschnitten sind, den WPI zu verbessern, und die Datenanalyse zu einem einfachen Vorgang machen.

Zeit bis zur Erkenntnis

Bei der Zeit bis zur Erkenntnis geht es vor allem um Fehlerbehebung und Datenanalyse. Mit PARCview stehen Ihnen im Trenddiagramm über das Kontextmenü Analysewerkzeuge wie Histogramm, Pareto-Diagramm und „In Excel exportieren“ zur Verfügung. Sie müssen weder eine neue Ansicht öffnen, noch das Tag suchen oder den Zeitbereich anpassen. PARCview ruft alle wichtigen Informationen auf einen Blick ab.

Darüber hinaus bietet das Excel-Add-In Importoptionen, die über reine Berechnungen wie bei Pi Datalink hinausgehen. Bei der Verwendung eines Datennormalisierungsblatts werden die Daten als Datenauszug importiert – ohne Formeln und ohne Neuberechnung bei jedem Öffnen. Ändern Sie jedoch das Datum und führen Sie den Vorgang erneut aus, um schnell aktuelle Daten zu erhalten.  

Einzigartige PARCview-Anzeigen wie „Centerline“ beschleunigen die Fehlersuche. „Centerline“ ist ein tabellarischer, laufbasierter Bericht. Sehen Sie sich Laufvergleiche nebeneinander an, um festzustellen, worin sich dieser Lauf von anderen unterscheidet.   

Der Workflow-Produktivitätsindex von dataPARC in der Praxis: Er veranschaulicht die nahtlose Integration zwischen Trendanalyse und Excel und sorgt so für eine verbesserte Datenzugänglichkeit und Effizienz.

Geschwindigkeit bei der Erledigung von Aufgaben

Wie oben bereits erwähnt, enthält das Kontextmenü „Trend“ alle erforderlichen Werkzeuge, die direkt auf die aktuell angezeigten Daten angewendet werden. Es ist nicht erforderlich, die Einstellungen während einer Sitzung zurückzusetzen oder neu zu konfigurieren.

dataPARC hat sich zum Ziel gesetzt, Daten in Gedanken Geschwindigkeit darzustellen. Denken Sie über ein Problem nach, rufen Sie es gleichzeitig auf, navigieren Sie in der Zeit zurück und ziehen Sie diesen Zeitstempel dann auf einen anderen Trend. So behalten Sie Ihren Gedankengang bei und können gleichzeitig mögliche Ursachen ausschließen.

Zugänglichkeit von Daten

dataPARC verfügt über eine Performance-Data-Engine (PDE), die sicherstellt, dass Daten schneller dargestellt werden als bei jedem anderen Trend. Die PDE besteht aus einer Reihe serverseitiger Anwendungen, die dazu dienen, die Geschwindigkeit beim Abruf von Daten zu erhöhen. Sie optimiert die Darstellung von Trends und anderen Berichten in PARCview.

Zu den weiteren Funktionen, die den Zugriff auf Daten erleichtern, gehören Doppelklick sowie „Klicken und Ziehen“. Sie können auf jedes Tag in PARCview doppelklicken, um einen Trend anzuzeigen. Ziehen Sie weitere Tags oder sogar einen Zeitstempel in einen Trend, um schnell zur gewünschten Antwort zu gelangen.

Effektivität bei der Problemlösung

Mit dataPARC lassen sich Probleme gezielt lösen. Melden Sie ein Problem, beheben Sie es und halten Sie den Grund dafür in PARCview fest. Nutzen Sie Pareto-Diagramme, um die am häufigsten auftretenden Probleme zu analysieren und so Ausfallzeiten zu reduzieren.

WPI: Eine Zusammenfassung

Als Hersteller kann die Suche nach dem richtigen Datenmanagementsystem eine Herausforderung darstellen. Manchmal hängt die Entscheidung davon ab, welche Software den Anwendern regelmäßig Zeit und Aufwand erspart. Ein effizientes Zeitmanagement – sowohl aus betrieblicher als auch aus Mitarbeiterperspektive – führt unmittelbar zu Kosteneinsparungen. Die Arbeitserleichterung stellt sicher, dass alle Mitarbeiter, die mit dem Tool arbeiten, problemlos kommunizieren und Probleme erkennen können. Darüber hinaus sorgt eine positive Benutzererfahrung dafür, dass die Mitarbeiter motiviert sind, sich näher mit dem Tool auseinanderzusetzen, und Energie für andere Aufgaben haben. Das richtige Datenmanagementsystem ermöglicht wichtige datengestützte Entscheidungen und trägt so zur Erreichung der Unternehmensziele und -ergebnisse bei.