Aumentando a eficiência do fluxo de trabalho: o que incluir em seu quadro de indicadores de gestão de dados

Neste artigo, exploraremos os elementos essenciais de um quadro de resultados de gerenciamento de dados e apresentaremos uma nova métrica: o Índice de Produtividade do Fluxo de Trabalho (WPI). Abordaremos os principais fatores a serem incluídos, tais como visualização de dados, recursos de geração de relatórios e considerações sobre custos. Ao final, o(a) senhor(a) terá uma compreensão mais clara do que deve procurar em um sistema de gerenciamento de dados e de como aprimorar seu quadro de indicadores para uma melhor tomada de decisão.

Noções básicas sobre o quadro de resultados de gerenciamento de dados

Existem inúmeros sistemas de gerenciamento de dados no mercado, e fazer a escolha certa para a sua organização pode ser uma tarefa desafiadora. É nesse momento que as empresas recorrem ao seu prático quadro de avaliação. Muitas vezes, você acabará obtendo resultados muito semelhantes de um produto para outro. A maioria dos sistemas atenderá aos critérios básicos do seu quadro de avaliação e parecerá oferecer a mesma funcionalidade em todos os aspectos. Antes de apresentar a nova métrica, vamos revisar os fundamentos de um quadro de avaliação para sistemas de gerenciamento de dados.

Ao procurar a melhor opção para o seu site, é importante criar um quadro de indicadores que leve em conta os fatores-chave. Os parâmetros típicos de um quadro de indicadores de gerenciamento de dados incluem a visualização de dados e o monitoramento das principais métricas de desempenho. Além disso, ao avaliar novos softwares, muitas instalações desejam que seus usuários comecem a utilizá-los rapidamente. Inclua conceitos como intuitividade e facilidade de uso no sistema. Esses fatores podem ajudar a minimizar a resistência à mudança.

A capacidade de criar gráficos de processos personalizados pode ser um fator importante a ser considerado ao avaliar softwares de gerenciamento de dados e análise de produção.

Muitos sites buscam recursos mais robustos de relatórios e análises. Sites menores, com uma equipe menos experiente, podem estar interessados em saber mais sobre serviços de suporte técnico. O custo é um dos principais critérios em muitos indicadores de desempenho. É importante observar que se deve comparar o custo total de propriedade ao longo de 3 a 5 anos, e não apenas o custo inicial de implementação do primeiro ano.    

Por fim, algumas empresas podem estar interessadas em saber qual tem sido a experiência de outros usuários e qual é a opinião deles sobre o sistema de gestão. Isso pode incluir o grau de penetração do sistema em um determinado setor.

Ao avaliar sistemas de gerenciamento de dados, é comum que várias opções apresentem pontuações iguais nos principais indicadores. Mas o que acontece quando se depara com um empate? É aí que essa nova métrica entra em cena, para aprimorar seu quadro de avaliação e ajudá-lo a fazer a escolha certa. É nesse momento que você precisa analisar mais a fundo até que ponto os sistemas facilitam o fluxo de trabalho. O Índice de Produtividade do Fluxo de Trabalho.

O que é o WPI?

O WPI (Índice de Produtividade do Fluxo de Trabalho) avalia não apenas se o software é capaz de executar tarefas, mas também com que rapidez e eficiência os usuários conseguem realizar essas tarefas no sistema de gerenciamento de dados.

Esse índice garante que os usuários não sejam prejudicados pela lentidão do sistema, permitindo que atuem na velocidade do pensamento. Há uma diferença entre simplesmente ser capaz de concluir uma tarefa e fazê-lo de forma rápida e eficaz. Esse índice ajuda a diferenciar entre sistemas que oferecem apenas funcionalidade e aqueles que realmente aumentam a produtividade.

O que é considerado no WPI?

A determinação da produtividade de um fluxo de trabalho pode envolver uma variedade de considerações qualitativas e quantitativas. Por exemplo, a economia de tempo pode ser avaliada analisando-se a velocidade de processamento e a automação de tarefas. A facilidade de uso, a integração e a colaboração dentro do sistema são mais difíceis de quantificar, mas são aspectos importantes a serem avaliados.

A seguir, apresentamos vários métodos para quantificar o WPI de um determinado sistema de gerenciamento de dados:

Tempo até a obtenção de insights:

Essa métrica visa identificar o tempo necessário para a resolução de problemas. O objetivo é identificar a causa raiz por meio do sistema de gerenciamento de dados. Ao avaliar isso, considere se as tendências e os gráficos abrem rapidamente e carregam os dados. É possível visualizar dados de vários dias, semanas ou meses de uma só vez? Quantos cliques são necessários para chegar onde você deseja? Que outras tarefas o(a) senhor(a) está realizando atualmente para identificar problemas de produção? Quanto tempo isso levaria com o sistema de gerenciamento de dados em análise?

Velocidade de conclusão da tarefa:

A rapidez na conclusão de tarefas não se resume tanto à resolução de problemas, mas sim à capacidade de visualizar os dados da maneira que o senhor deseja, o mais rápido possível. Seja no Excel, em um histograma, gráfico de Pareto, gráfico de caixa ou outro sistema de visualização. Qual é o número de etapas ou cliques necessários para passar de uma tag ou tendência para um relatório ou outra visualização analítica? As interações do usuário estão configuradas de forma a aumentar a eficiência?

Com o PARCview, arraste as tags diretamente do navegador de tags para uma tendência, a fim de realizar uma análise rápida dos dados — um fator essencial a ser considerado em sistemas de gerenciamento de dados.

Acessibilidade dos dados:

A acessibilidade dos dados é fundamental para qualquer sistema de gerenciamento de dados. Contar com um sistema que ofereça dados rápidos e facilmente acessíveis permite que os usuários continuem avançando no processo e garante que o sistema não os atrase. Os usuários têm acesso aos dados na “velocidade do pensamento”; assim, ao comparar os dados do verão do ano passado com os dados atuais, não se esquece por que essa métrica era relevante. Ou, em caso de falha no processo, é possível comparar as últimas cinco produções de um produto com a produção atual para identificar rapidamente as possíveis causas-raiz.

Eficácia na resolução de problemas:

É possível realizar toda a resolução de problemas e análises em um único local? Por exemplo, contar com um sistema de gerenciamento de dados que integre a análise de tempo de inatividade e de causas pode manter as informações sempre em destaque. Isso significa que os usuários não precisam identificar as causas em um local e registrá-las em outro. Isso permite a criação de links, capturas de tela e uma orientação mais clara sobre como a solução foi alcançada.

Embora alguns cliques a mais aqui e ali possam parecer insignificantes, eles podem se acumular significativamente ao longo do tempo. A geração rápida de relatórios e a análise de tendências são essenciais para a tomada de decisões oportunas e o gerenciamento eficaz dos processos. De modo geral, essas métricas são importantes para otimizar o desempenho do sistema, melhorar a satisfação do usuário e alcançar a excelência operacional.

Considere o WPI por posição

Para facilitar a compreensão do WPI, divida as tarefas em diferentes funções e cargos. Otimizar a produtividade do fluxo de trabalho em diversas funções pode ajudar a determinar como cada cargo interage com o sistema de gerenciamento de dados. A seguir, apresentamos uma descrição detalhada de como uma ampla gama de funções utiliza o sistema para aumentar a eficiência e aprimorar a tomada de decisões.

• Operador de console – Os operadores são responsáveis por configurar as máquinas e garantir que elas estejam funcionando corretamente. Os dados em tempo real são essenciais para manter tudo em ordem. Eles precisam de um sistema de gerenciamento de dados que permita inserir informações com facilidade e identificar anomalias no processo quando elas ocorrerem.
• Engenheiros de Processo – Frequentemente, os engenheiros de processo estão otimizando sistemas. Eles precisam analisar a causa dos alarmes, identificar quando o problema ocorreu, verificar se há um padrão, etc. Eles precisam examinar os dados históricos para ajudar a otimizar o processo no futuro.
• Gerente / Supervisor – Gerentes e supervisores têm uma série de funções que exigem que analisem dados em tempo real e históricos. Eles devem tomar decisões baseadas em dados que afetam as operações diárias, a gestão de projetos e a alocação de recursos. Eles buscam minimizar o tempo de inatividade e os problemas na produção. Precisam ter a capacidade de acessar registros de entradas e auditorias para verificar os dados.
• CEO / Alta Diretoria – A Alta Diretoria pode utilizar sistemas de gerenciamento de dados em outro nível. Trata-se, por exemplo, de um sistema corporativo com acesso aos dados de várias unidades. Para isso, é importante poder alternar entre as unidades e dispor dos níveis adequados de acesso e segurança.
• Todos os cargos – Qualquer sistema de gerenciamento de dados deve contar com um fluxo de trabalho que facilite a comunicação com os colegas de trabalho.

Compreender como cada função interage com o sistema de gerenciamento de dados ajuda a otimizar os fluxos de trabalho e a aumentar a produtividade. Ao analisar as necessidades e responsabilidades específicas dos operadores de console, engenheiros, gerentes e executivos, podemos garantir que o sistema apoie operações eficientes e uma comunicação eficaz em toda a organização.

Como identificar o WPI durante demonstrações de produtos

Agora que você conhece o WPI, talvez esteja se perguntando como incorporá-lo à sua pesquisa. Aqui estão algumas perguntas a serem feitas a um representante comercial ou técnico que possam demonstrar a funcionalidade de uma ferramenta, indo além de seus meros recursos.

Intuitivo:

Durante uma demonstração do produto, o senhor deseja verificar se o sistema é intuitivo. A sua utilização apresenta dificuldades? É semelhante a outros sistemas que já utiliza, como os da Microsoft. Existem materiais de treinamento acessíveis a todos os usuários? O software oferece suporte a um ambiente de aprendizagem acelerada? Não pode ser muito difícil de aprender e utilizar. Se a curva de aprendizado for muito íngreme, será menos provável que o sistema seja adotado.

Velocidade de transmissão de dados:

Observe a velocidade de transmissão de dados. A velocidade de transmissão de dados não deve ser um obstáculo à rapidez de raciocínio do usuário. A “atividade off-line” está minimizada? O usuário permanece no ambiente em tempo real durante a análise?

Funcionalidade:

Observe os segmentos de casos de uso e o processo de raciocínio do fluxo de trabalho ao navegar e utilizar as funções para auxiliar nas tarefas do dia a dia. O software acompanha a velocidade do raciocínio? Há uma redução perceptível no número de etapas e cliques necessários para avançar pelas etapas e chegar a uma resposta? 

Continuidade:

Observe a quantidade de funções úteis à disposição dos usuários. Essas funções se integram bem ao fluxo de trabalho? Elas são de fácil acesso e não interrompem o fluxo de trabalho?

Demonstração do uso da função:

O fornecedor deve fazer uma demonstração do software e mostrar sua facilidade de uso para a mais ampla variedade de funcionários, incluindo usuários com pouca familiaridade com computadores. O software deve ser atraente para diversas funções e níveis — desde os usuários da linha de frente até os funcionários do nível corporativo. Qual é o benefício para cada um desses níveis?

WPI com dataPARC

O dataPARC oferece diversas ferramentas desenvolvidas especificamente para aprimorar o WPI de cada usuário, tornando a análise de dados um processo simples.

Tempo para a compreensão

O tempo de obtenção de insights está intimamente ligado à resolução de problemas e à análise de dados. Com o PARCview, ferramentas de análise como Histograma, Pareto e Exportar para o Excel estão disponíveis diretamente no gráfico de tendências, por meio do menu de contexto. Não há necessidade de abrir uma nova janela, localizar a tag ou ajustar o intervalo de tempo. O PARCview reúne todas as informações importantes de uma só vez.

Além disso, o complemento do Excel oferece opções de importação que vão além dos cálculos, como o Pi Datalink. Ao utilizar uma planilha de normalização de dados, os dados são importados como um conjunto de dados brutos, sem fórmulas e sem a necessidade de recálculos sempre que a planilha for aberta. No entanto, basta alterar a data e executá-la novamente para obter dados atualizados rapidamente.  

Visualizações exclusivas do PARCview, como o Centerline, agilizam o processo de resolução de problemas. O Centerline é um relatório tabular baseado em execuções. Visualize comparações entre execuções lado a lado para identificar o que há de diferente nesta execução.   

O Índice de Produtividade do Fluxo de Trabalho da dataPARC em ação, demonstrando uma integração perfeita entre a análise de tendências e o Excel para maior acessibilidade aos dados e maior eficiência.

Velocidade de conclusão da tarefa

Conforme mencionado acima, o menu de contexto do botão direito do mouse contém todas as ferramentas necessárias e as aplica diretamente aos dados exibidos no momento. Não há necessidade de reiniciar ou reconfigurar no meio de uma sessão.

O dataPARC tem como objetivo apresentar dados na velocidade do pensamento. Pense em um problema, acesse-o simultaneamente, navegue de volta no tempo e, em seguida, arraste esse registro de data e hora para outra tendência. Mantendo sua linha de raciocínio ativa enquanto descarta simultaneamente possíveis causas-raiz.

Acessibilidade dos dados

O dataPARC possui um mecanismo de dados de desempenho (PDE) para garantir que os dados sejam representados graficamente mais rapidamente do que qualquer outra tendência. O PDE é um conjunto de aplicativos do lado do servidor utilizados para aumentar a velocidade de recuperação de dados. Ele otimiza as tendências e outros relatórios no PARCview.

Outros recursos que promovem a acessibilidade dos dados incluem o clique duplo e o recurso de clicar e arrastar. É possível clicar duas vezes em qualquer marcador no PARCview para visualizar uma tendência. Arraste mais marcadores ou até mesmo um registro de data e hora para uma tendência a fim de chegar rapidamente à sua resposta.

Eficácia na resolução de problemas

Com o dataPARC, a resolução de problemas é centralizada. Identifique um problema, resolva-o e registre o motivo no PARCview. Utilize gráficos de Pareto para analisar os problemas mais recorrentes, a fim de ajudar a reduzir o tempo de inatividade.

WPI: Um resumo

Encontrar o sistema de gerenciamento de dados adequado, como fabricante, pode ser um desafio. Às vezes, a decisão se resume a qual software economizará tempo e esforço aos usuários de forma regular. O gerenciamento eficiente do tempo, tanto do ponto de vista operacional quanto dos funcionários, se traduz diretamente em economia de custos. A economia de esforço garante que todos os funcionários que interagem com a ferramenta possam se comunicar facilmente e identificar problemas. Além disso, uma experiência positiva do usuário significa que os funcionários ficarão motivados a aprender mais sobre a ferramenta e terão energia para outras tarefas. O sistema de gerenciamento de dados adequado possibilitará decisões-chave baseadas em dados, contribuindo para o alcance das metas e dos resultados da empresa.