Cómo mejorar la eficiencia de los flujos de trabajo: qué incluir en su cuadro de mando de gestión de datos

En este artículo, analizaremos los elementos esenciales de un cuadro de mando de gestión de datos y presentaremos una nueva métrica: el Índice de Productividad del Flujo de Trabajo (WPI). Abordaremos los factores clave que deben incluirse, tales como la visualización de datos, las capacidades de generación de informes y las consideraciones de costos. Al finalizar, tendrá una comprensión más clara de qué debe buscar en un sistema de gestión de datos y cómo mejorar su cuadro de mando para una mejor toma de decisiones.

Conceptos básicos del cuadro de mando de gestión de datos

Existen numerosos sistemas de gestión de datos en el mercado, y tomar la decisión correcta para su organización puede resultar abrumador. Es ahí donde las empresas recurren a su práctica hoja de evaluación. A menudo, terminará obteniendo resultados muy similares de un producto a otro. La mayoría de los sistemas cumplirán con los requisitos básicos de su cuadro de mando y parecerán ofrecer la misma funcionalidad en todos los aspectos. Antes de presentar la nueva métrica, repasemos los fundamentos de un cuadro de mando para evaluar los sistemas de gestión de datos.

Al buscar la opción más adecuada para su sitio, es importante crear un cuadro de mando que tenga en cuenta factores clave. Los parámetros típicos de un cuadro de mando de gestión de datos incluyen la visualización de datos y el monitoreo de métricas clave de desempeño. Además, al evaluar un nuevo software, muchos sitios desean que sus usuarios puedan comenzar a utilizarlo rápidamente. Incluya en el sistema conceptos como la intuición y la facilidad de uso. Estos factores pueden ayudar a minimizar la resistencia al cambio.

La capacidad de crear gráficos de procesos personalizados puede ser un factor importante a tener en cuenta al evaluar el software de gestión de datos y análisis de fabricación.

Muchos sitios buscan capacidades de generación de informes y análisis más sólidas. Es posible que los sitios más pequeños, con personal menos experimentado, deseen informarse sobre los servicios de soporte técnico. El costo ocupa un lugar destacado en muchos criterios de evaluación. Es importante señalar que se debe comparar el costo total de propiedad a lo largo de 3 a 5 años, y no solo el costo inicial de implementación del primer año.    

Por último, es posible que algunas empresas estén interesadas en conocer la experiencia de otros usuarios y su opinión sobre el sistema de gestión. Esto puede incluir el grado de implantación que tiene el sistema dentro de un sector.

Al evaluar los sistemas de gestión de datos, es común encontrarse con varias opciones que obtienen puntuaciones equivalentes en los indicadores clave. Pero, ¿qué sucede cuando se presenta un empate? Ahí es donde entra en juego esta nueva métrica, para mejorar su cuadro de evaluación y ayudarle a tomar la decisión correcta. Es en ese momento cuando debe analizar más a fondo en qué medida los sistemas facilitan el flujo de trabajo. El Índice de Productividad del Flujo de Trabajo.

¿Qué es el WPI?

El WPI (Índice de Productividad del Flujo de Trabajo) evalúa no solo si el software puede realizar tareas, sino también con qué rapidez y eficiencia los usuarios pueden llevar a cabo esas tareas dentro del sistema de gestión de datos.

Este índice garantiza que el sistema no frene a los usuarios, lo que les permite trabajar a la velocidad del pensamiento. Existe una diferencia entre el simple hecho de poder completar una tarea y hacerlo de manera rápida y eficaz. Este índice ayuda a distinguir entre los sistemas que solo ofrecen funcionalidad y aquellos que realmente mejoran la productividad.

¿Qué se incluye en el WPI?

La determinación de la productividad de un flujo de trabajo puede implicar una variedad de consideraciones cualitativas y cuantitativas. Por ejemplo, el ahorro de tiempo puede evaluarse analizando la velocidad de procesamiento y la automatización de tareas. La facilidad de uso, la integración y la colaboración dentro del sistema son más difíciles de cuantificar, pero es importante evaluarlas.

A continuación se presentan varios métodos para cuantificar el WPI de un sistema de gestión de datos determinado:

Tiempo hasta la obtención de información:

Esta métrica busca identificar el tiempo que lleva resolver problemas. El objetivo es determinar la causa raíz mediante el uso del sistema de gestión de datos. Al evaluar esto, considere si las tendencias y los gráficos se abren rápidamente y cargan los datos. ¿Puede ver datos de varios días, semanas o meses de un solo vistazo? ¿Cuántos clics se necesitan para llegar a donde desea? ¿Qué otras tareas está realizando actualmente para identificar problemas de producción? ¿Cuánto tiempo le llevaría hacerlo con el sistema de gestión de datos que se está evaluando?

Velocidad de realización de tareas:

La rapidez en la realización de tareas no tiene tanto que ver con la resolución de problemas como con poder ver los datos de la forma que usted desee lo más rápido posible. Ya sea en Excel, en un histograma, un diagrama de Pareto, un diagrama de caja u otro sistema de visualización. ¿Cuántos pasos o clics se requieren para pasar de una etiqueta o tendencia a un informe u otra vista analítica? ¿Están configuradas las interacciones del usuario de manera que aumenten la eficiencia?

Con PARCview, arrastre las etiquetas directamente desde el explorador de etiquetas a una tendencia para realizar un análisis rápido de los datos, lo cual constituye un factor clave a tener en cuenta en los sistemas de gestión de datos.

Accesibilidad de los datos:

La accesibilidad de los datos es fundamental para cualquier sistema de gestión de datos. Contar con un sistema que ofrezca datos rápidos y de fácil acceso permite a los usuarios avanzar sin interrupciones en el proceso y garantiza que el sistema no les retrase. Cuentan con datos a «la velocidad del pensamiento», por lo que, al comparar los datos del verano del año pasado con los actuales, no se olvida por qué esa métrica era relevante. O bien, en caso de una anomalía en el proceso, se pueden comparar las últimas cinco ejecuciones de un producto con la ejecución actual para identificar rápidamente las posibles causas raíz.

Eficacia en la resolución de problemas:

¿Puede llevar a cabo todo el proceso de resolución de problemas y análisis en un solo lugar? Por ejemplo, contar con un sistema de gestión de datos que integre el análisis de los tiempos de inactividad y sus causas permite tener la información siempre a la vista. Esto significa que los usuarios no tienen que identificar las causas en un lugar y registrarlas en otro. De esta manera, es posible establecer vínculos, incluir capturas de pantalla y ofrecer una orientación más clara sobre cómo se llegó a la solución.

Si bien unos cuantos clics adicionales aquí y allá pueden parecer insignificantes, pueden acumularse de manera significativa con el tiempo. La generación rápida de informes y el análisis de tendencias son esenciales para la toma de decisiones oportuna y la gestión eficaz de los procesos. En general, estas métricas son importantes para optimizar el rendimiento del sistema, mejorar la satisfacción de los usuarios y alcanzar la excelencia operativa.

Analice el WPI por posición

Para facilitar la comprensión de WPI, divida las tareas en diferentes funciones laborales y puestos. Optimizar la productividad del flujo de trabajo en los distintos roles puede ayudar a determinar cómo cada puesto interactúa con el sistema de gestión de datos. A continuación, se presenta un desglose de cómo una amplia gama de roles utiliza el sistema para mejorar la eficiencia y la toma de decisiones.

• Operador de consola: los operadores se encargan de configurar las máquinas y de garantizar que funcionen correctamente. Los datos en tiempo real son fundamentales para mantener todo bajo control. Necesitan un sistema de gestión de datos que les permita ingresar información fácilmente e identificar anomalías en el proceso cuando estas se presenten.
• Ingenieros de procesos: con frecuencia, los ingenieros de procesos se dedican a optimizar los sistemas. Deben analizar la causa de las alarmas, determinar cuándo ocurrió el problema, si existe un patrón, etc. Tienen que examinar los datos históricos para ayudar a optimizar el proceso en el futuro.
• Gerente / Supervisor – Los gerentes y supervisores tienen una variedad de responsabilidades que les exigen analizar datos en tiempo real e históricos. Deben tomar decisiones basadas en datos que afectan las operaciones diarias, la gestión de proyectos y la asignación de recursos. Su objetivo es minimizar el tiempo de inactividad y los problemas en la producción. Necesitan poder acceder a los registros de entradas y a las auditorías para verificar los datos.
• Director general / Alta dirección – La alta dirección puede utilizar sistemas de gestión de datos a otro nivel. Podría tratarse de un sistema empresarial con acceso a los datos de múltiples sedes. Para ello, es importante poder alternar entre sedes y contar con los permisos de acceso y las medidas de seguridad adecuadas.
• Todos los puestos: cualquier sistema de gestión de datos debe contar con un flujo de trabajo que facilite la comunicación con los compañeros de trabajo.

Comprender cómo cada puesto interactúa con el sistema de gestión de datos ayuda a optimizar los flujos de trabajo y a mejorar la productividad. Al analizar las necesidades y responsabilidades específicas de los operadores de consola, los ingenieros, los gerentes y los ejecutivos, podemos asegurarnos de que el sistema respalde operaciones eficientes y una comunicación eficaz en toda la organización.

Cómo identificar el WPI durante las demostraciones de productos

Ahora que conoce el WPI, tal vez se pregunte cómo incorporarlo a su investigación. A continuación, le presentamos algunas preguntas que puede plantearle a un representante comercial o técnico y que podrían mostrar la funcionalidad de una herramienta más allá de sus simples características.

Intuitivo:

Durante una demostración del producto, usted desea comprobar qué tan intuitivo es el sistema. ¿Presenta dificultades de uso? ¿Es similar a otros sistemas con los que ya cuenta, como los de Microsoft? ¿Existen materiales de capacitación accesibles para todos los usuarios? ¿El software permite un entorno de aprendizaje acelerado? No debe ser demasiado difícil de aprender y utilizar. Si tiene una curva de aprendizaje pronunciada, será menos probable que se adopte.

Velocidad de datos:

Observe la velocidad de transmisión de datos. La velocidad de transmisión de datos no debería suponer un obstáculo para la rapidez de pensamiento del usuario. ¿Se ha minimizado la «actividad fuera de línea»? ¿Se mantiene al usuario en el ámbito del tiempo real durante el análisis?

Funcionalidad:

Observe los segmentos de casos de uso y el proceso de pensamiento del flujo de trabajo al navegar y utilizar las funciones para facilitar las tareas cotidianas. ¿El software se adapta al ritmo de su pensamiento? ¿Existe una reducción notable de los pasos y clics necesarios para avanzar hacia las conclusiones y llegar a una respuesta? 

Fluidez:

Observe la cantidad de funciones útiles que los usuarios tienen al alcance de la mano. ¿En qué medida se integran estas funciones en el flujo de trabajo? ¿Es fácil acceder a estas funciones sin que interrumpan el flujo de trabajo?

Demostrar el uso de los roles:

El proveedor debe realizar una demostración del software y mostrar su facilidad de uso para la mayor variedad posible de empleados, incluidos aquellos con pocos conocimientos de computación. Debe resultar atractivo para diversos puestos y niveles, desde los usuarios de primera línea hasta el personal de nivel corporativo. ¿Qué beneficios ofrece para cada uno de estos niveles?

WPI con dataPARC

dataPARC ofrece numerosas herramientas diseñadas para mejorar el WPI de cada usuario, lo que facilita el proceso de análisis de datos.

De la información a la comprensión

El tiempo de obtención de información se centra en la resolución de problemas y el análisis de datos. Con PARCview, las herramientas de análisis como Histograma, Pareto y Exportar a Excel están disponibles en la vista de tendencias desde el menú contextual. No es necesario abrir una nueva pantalla, buscar la etiqueta ni ajustar el intervalo de tiempo. PARCview recopila toda la información importante de una sola vez.

Además, el complemento de Excel ofrece opciones de importación que van más allá de los cálculos, como Pi Datalink. Al utilizar una hoja de datos normalizada, los datos se importan como un volcado de datos, sin fórmulas ni recálculos cada vez que la abre. Sin embargo, basta con cambiar la fecha y volver a ejecutarla para obtener datos actualizados rápidamente.  

Las vistas exclusivas de PARCview, como Centerline, agilizan el proceso de resolución de problemas. Centerline es un informe tabular basado en ejecuciones. Vea las comparaciones entre ejecuciones en paralelo para identificar en qué se diferencia esta ejecución.   

El Índice de Productividad del Flujo de Trabajo de dataPARC en acción, lo cual demuestra una integración perfecta entre el análisis de tendencias y Excel para mejorar el acceso a los datos y la eficiencia.

Velocidad de realización de tareas

Como se mencionó anteriormente, el menú contextual de la tendencia contiene todas las herramientas necesarias y las aplicará directamente a los datos que se muestran en ese momento. No es necesario restablecer ni reconfigurar nada en medio de una sesión.

dataPARC tiene como objetivo presentar los datos a la velocidad del pensamiento. Piense en un problema, acceda a la información de manera simultánea, retroceda en el tiempo y, a continuación, arrastre esa marca de tiempo hacia otra tendencia. Mantenga vivo su hilo de pensamiento mientras descarta simultáneamente las posibles causas raíz.

Accesibilidad de los datos

dataPARC cuenta con un motor de datos de desempeño (PDE) para garantizar que los datos se representen gráficamente más rápido que cualquier otra tendencia. El PDE es un conjunto de aplicaciones del lado del servidor que se utilizan para aumentar la velocidad de recuperación de datos. Maximiza las tendencias y otros informes en PARCview.

Otras funciones que facilitan el acceso a los datos incluyen el doble clic y la función de hacer clic y arrastrar. Se puede hacer doble clic en cualquier etiqueta de PARCview para visualizar una tendencia. Arrastre más etiquetas o incluso una marca de tiempo hacia una tendencia para obtener su respuesta rápidamente.

Eficacia en la resolución de problemas

Con dataPARC, la resolución de problemas se mantiene bajo control. Alerte sobre un problema, resuélvalo y registre el motivo en PARCview. Utilice los diagramas de Pareto para analizar los problemas más recurrentes y así ayudar a reducir el tiempo de inactividad.

WPI: Un resumen

Encontrar el sistema de gestión de datos adecuado como fabricante puede ser un reto. En ocasiones, la decisión se reduce a qué software ahorrará a los usuarios tiempo y esfuerzo de manera constante. Una gestión eficiente del tiempo, tanto desde la perspectiva operativa como de los empleados, se traduce directamente en un ahorro de costos. El ahorro de esfuerzo garantiza que todos los empleados que interactúan con la herramienta puedan comunicarse fácilmente e identificar problemas. Además, una experiencia positiva para el usuario significa que los trabajadores estarán motivados para aprender más sobre la herramienta y tendrán energía para otras tareas. El sistema adecuado de gestión de datos permitirá tomar decisiones clave basadas en datos, lo que contribuirá a alcanzar los objetivos y resultados de la empresa.