Améliorer l'efficacité des processus : quels éléments ajouter à votre tableau de bord de gestion des données ?

Dans cet article, nous allons examiner les éléments essentiels d’un tableau de bord de gestion des données et présenter un nouvel indicateur : l’indice de productivité des flux de travail (WPI). Nous aborderons les facteurs clés à prendre en compte, tels que la visualisation des données, les capacités de reporting et les considérations liées aux coûts. À la fin de cet article, vous saurez mieux ce qu’il faut rechercher dans un système de gestion des données et comment améliorer votre tableau de bord pour une meilleure prise de décision.

Principes fondamentaux du tableau de bord de gestion des données

Il existe de nombreux systèmes de gestion des données sur le marché, et faire le bon choix pour votre organisation peut s’avérer difficile. C’est là que les entreprises se tournent vers leur grille d’évaluation, très pratique. Souvent, vous obtiendrez des résultats très similaires d’un produit à l’autre. La plupart des systèmes répondront aux critères de base de votre grille d’évaluation et sembleront offrir les mêmes fonctionnalités dans l’ensemble. Avant d’introduire ce nouvel indicateur, passons en revue les principes fondamentaux d’une grille d’évaluation destinée à évaluer les systèmes de gestion des données.

Lorsque vous recherchez la solution la mieux adaptée à votre site, il est important de créer un tableau de bord prenant en compte les facteurs clés. Les paramètres typiques d’un tableau de bord de gestion des données comprennent la visualisation des données et le suivi des indicateurs de performance clés. De plus, lorsqu’ils étudient de nouveaux logiciels, de nombreux sites souhaitent que leurs utilisateurs puissent être opérationnels rapidement. Intégrez donc au système des concepts tels que l’intuitivité et la convivialité. Ces facteurs peuvent contribuer à minimiser la résistance au changement.

La possibilité de créer des graphiques de processus personnalisés peut constituer un facteur important à prendre en compte lors de l’évaluation des logiciels de gestion des données et d’analyse de la production.

De nombreux sites recherchent des fonctionnalités de reporting et d’analyse plus performantes. Les sites de plus petite taille, dont le personnel est moins expérimenté, peuvent souhaiter se renseigner sur les services d’assistance technique. Le coût figure en tête des critères d’évaluation de nombreux sites. Il est important de noter qu’il convient de comparer le coût total de possession sur une période de 3 à 5 ans, et non pas uniquement le coût initial de mise en œuvre de la première année.    

Enfin, certaines entreprises pourraient souhaiter connaître l’expérience d’autres utilisateurs ainsi que leur avis sur le système de gestion. Il peut notamment s’agir de savoir dans quelle mesure ce système est ancré dans un secteur d’activité donné.

Lors de l’évaluation des systèmes de gestion des données, il arrive souvent que plusieurs options obtiennent des scores équivalents sur les critères clés. Mais que se passe-t-il en cas d’égalité ? C’est là qu’intervient ce nouvel indicateur, destiné à enrichir votre grille d’évaluation et à vous aider à faire le bon choix. C’est à ce moment-là que vous devez examiner de plus près dans quelle mesure ces systèmes facilitent le déroulement du travail. L’indice de productivité des flux de travail.

Qu’est-ce que le WPI ?

L’indice WPI (Workflow Productivity Index) évalue non seulement la capacité du logiciel à effectuer des tâches, mais également la rapidité et l’efficacité avec lesquelles les utilisateurs peuvent accomplir ces tâches au sein du système de gestion des données.

Cet indice garantit que les utilisateurs ne sont pas ralentis par le système, ce qui leur permet de travailler à la vitesse de la pensée. Il y a une différence entre le simple fait de pouvoir accomplir une tâche et le fait de la réaliser rapidement et efficacement. Cet indice permet de distinguer les systèmes qui se contentent d’offrir des fonctionnalités de ceux qui améliorent véritablement la productivité.

Quels sont les éléments qui composent le WPI ?

L’évaluation de la productivité d’un flux de travail peut impliquer divers critères qualitatifs et quantitatifs. Par exemple, les gains de temps peuvent être évalués en examinant la vitesse de traitement et l’automatisation des tâches. La facilité d’utilisation, l’intégration et la collaboration au sein du système sont plus difficiles à quantifier, mais il est important de les prendre en compte.

Voici plusieurs méthodes permettant de quantifier le WPI pour un système de gestion des données donné :

Du temps à l’information :

Cet indicateur vise à déterminer le temps nécessaire au dépannage. Il s’agit d’identifier la cause première à l’aide du système de gestion des données. Lors de l’évaluation de cet indicateur, vérifiez si les tendances et les graphiques s’affichent rapidement et si les données se chargent correctement. Pouvez-vous consulter simultanément plusieurs jours, semaines ou mois de données ? Combien de clics faut-il pour accéder à la page souhaitée ? Quelles autres tâches effectuez-vous actuellement pour identifier les problèmes de production, et combien de temps cela prendrait-il avec le système de gestion des données à l’étude ?

Vitesse d’exécution des tâches :

La rapidité d’exécution d’une tâche ne repose pas tant sur le dépannage que sur la capacité à visualiser les données comme vous le souhaitez, et ce, le plus rapidement possible. Que ce soit dans Excel, sous forme d’histogramme, de diagramme de Pareto, de diagramme en boîte ou via tout autre système de visualisation. Combien d’étapes ou de clics faut-il pour passer d’une balise ou d’une tendance à un rapport ou à une autre vue analytique ? Les interactions utilisateur sont-elles configurées de manière à optimiser l’efficacité ?

Avec PARCview, vous pouvez faire glisser des balises directement depuis le navigateur de balises vers une courbe de tendance pour une analyse rapide des données — un élément essentiel à prendre en compte dans les systèmes de gestion des données.

Accessibilité des données :

L’accessibilité des données est essentielle à tout système de gestion des données. Disposer d’un système offrant un accès rapide et aisé aux données permet aux utilisateurs de progresser sans encombre dans le processus et garantit que le système ne les ralentit pas. Les données sont disponibles « à la vitesse de la pensée » ; ainsi, lorsque vous comparez les données de l’été dernier à celles du moment présent, vous n’oubliez pas pourquoi cet indicateur était pertinent. Ou encore, en cas de perturbation du processus, vous pouvez comparer les cinq derniers cycles de fabrication d’un produit au cycle actuel afin d’identifier rapidement les causes possibles du problème.

Efficacité en matière de résolution de problèmes :

Pouvez-vous effectuer l’ensemble de vos analyses et de la résolution de vos problèmes en un seul et même endroit ? Par exemple, disposer d’un système de gestion des données intégrant l’analyse des temps d’arrêt et de leurs causes permet de garder ces informations à portée de main. Ainsi, les utilisateurs n’ont pas à identifier les causes à un endroit pour ensuite les consigner à un autre. Cela permet d’établir des liens, de joindre des captures d’écran et d’obtenir une vision plus claire du processus qui a conduit à la résolution du problème.

Même si quelques clics supplémentaires ici et là peuvent sembler insignifiants, ils peuvent représenter un surcroît considérable au fil du temps. La génération rapide de rapports et l’analyse des tendances sont essentielles pour une prise de décision en temps opportun et une gestion efficace des processus. Dans l’ensemble, ces indicateurs sont importants pour optimiser les performances du système, améliorer la satisfaction des utilisateurs et atteindre l’excellence opérationnelle.

Examinons le WPI par poste

Pour vous aider à mieux appréhender le WPI, répartissez les tâches entre les différentes fonctions et postes. L’optimisation de la productivité des flux de travail pour l’ensemble des rôles peut vous aider à déterminer comment chaque poste interagit avec le système de gestion des données. Vous trouverez ci-dessous une présentation détaillée de la manière dont un large éventail de rôles utilise le système pour améliorer l’efficacité et la prise de décision.

• Opérateur de console – Les opérateurs sont chargés de configurer les machines et de s’assurer de leur bon fonctionnement. Les données en temps réel sont essentielles pour garantir le bon déroulement des opérations. Ils ont besoin d’un système de gestion des données leur permettant de saisir facilement les informations et d’identifier les anomalies de processus dès qu’elles surviennent.
• Ingénieurs des procédés – Les ingénieurs des procédés s’attachent souvent à optimiser les systèmes. Ils doivent analyser la cause des alarmes, déterminer à quel moment le problème s’est produit, s’il existe une tendance récurrente, etc. Ils doivent examiner les données historiques afin de contribuer à l’optimisation future du procédé.
• Responsable / Superviseur – Les responsables et superviseurs ont toute une série de missions qui les amènent à consulter des données en temps réel et historiques. Ils doivent prendre des décisions fondées sur ces données, qui ont une incidence sur les opérations quotidiennes, la gestion de projets et l’affectation des ressources. Ils cherchent à réduire au minimum les temps d’arrêt et les problèmes de production. Ils doivent pouvoir accéder aux journaux d’enregistrement et aux audits afin de vérifier les données.
• Directeur général / Direction générale – La direction générale peut utiliser des systèmes de gestion des données à un autre niveau. Il peut s’agir d’un système d’entreprise permettant d’accéder aux données de plusieurs sites. Pour cela, il est important de pouvoir basculer d’un site à l’autre et de disposer des droits d’accès et des mesures de sécurité appropriés.
• Tous les postes – Tout système de gestion des données devrait disposer d’un processus de travail facilitant la communication avec les collègues.

Comprendre comment chaque fonction interagit avec le système de gestion des données permet de rationaliser les flux de travail et d’améliorer la productivité. En analysant les besoins et les responsabilités spécifiques des opérateurs de console, des ingénieurs, des responsables et des dirigeants, nous pouvons nous assurer que le système favorise l’efficacité des opérations et une communication efficace à tous les niveaux de l’organisation.

Comment identifier le WPI lors des démonstrations de produits

Maintenant que vous connaissez le WPI, vous vous demandez peut-être comment l’intégrer à vos recherches. Voici quelques questions à poser à un commercial ou à un technico-commercial afin de mieux cerner les fonctionnalités d’un outil, au-delà de ses simples caractéristiques.

Intuitif :

Lors d’une démonstration de produit, vous souhaitez vous rendre compte du degré d’intuitivité du système. Son utilisation présente-t-elle des obstacles ? Est-il similaire aux autres systèmes que vous utilisez déjà, tels que ceux de Microsoft ? Existe-t-il des supports de formation accessibles à tous les utilisateurs ? Le logiciel favorise-t-il un apprentissage rapide ? Son apprentissage et son utilisation ne doivent pas être trop difficiles. Si la courbe d’apprentissage est trop raide, il y a peu de chances qu’il soit adopté.

Débit de données :

Constatez la vitesse de transmission des données. La vitesse de transmission des données ne devrait pas constituer un obstacle à la rapidité de réflexion de l’utilisateur. Les « activités hors ligne » sont-elles réduites au minimum ? L’utilisateur reste-t-il dans un environnement en temps réel pendant l’analyse ?

Fonctionnalités :

Observez les différents cas d’utilisation et le processus de réflexion lié au flux de travail lorsque vous naviguez et utilisez les fonctions destinées à faciliter les tâches quotidiennes. Le logiciel suit-il le rythme de la réflexion ? Constate-t-on une réduction notable du nombre d’étapes et de clics nécessaires pour passer d’une étape à l’autre et parvenir à une réponse ? 

Fluidité :

Constatez le nombre de fonctions disponibles à portée de main des utilisateurs. Dans quelle mesure s’intègrent-elles au flux de travail ? Ces fonctions sont-elles faciles d’accès, sans perturber le flux de travail ?

Démonstration de l’utilisation des rôles :

Le fournisseur doit présenter le logiciel et démontrer sa facilité d’utilisation pour un éventail aussi large que possible de collaborateurs, y compris ceux qui ne maîtrisent pas bien l’informatique. Le logiciel doit s’adresser à des profils et à des niveaux hiérarchiques variés, depuis les utilisateurs de première ligne jusqu’aux cadres dirigeants. Quels sont les avantages pour chacun de ces niveaux ?

WPI et dataPARC

dataPARC propose de nombreux outils spécialement conçus pour améliorer votre WPI, ce qui facilite grandement l’analyse des données.

Du temps à la compréhension

Le délai d’analyse repose entièrement sur le dépannage et l’analyse des données. Avec PARCview, des outils d’analyse tels que l’histogramme, le diagramme de Pareto et l’exportation vers Excel sont accessibles directement depuis le menu contextuel de la courbe de tendance. Il n’est pas nécessaire d’ouvrir un nouvel écran, de rechercher le tag ni de modifier la période d’affichage. PARCview rassemble toutes les informations importantes en une seule fois.

De plus, le complément Excel propose des options d’importation allant au-delà des simples calculs, à l’instar de Pi Datalink. Lorsque vous utilisez une feuille de données normalisées, celles-ci sont importées sous forme de fichier brut, sans formules, et sont recalculées à chaque ouverture. Il vous suffit toutefois de modifier la date et de relancer le processus pour obtenir des données actualisées en un clin d’œil.  

Des affichages PARCview uniques, tels que « Centerline », accélèrent le processus de dépannage. « Centerline » est un rapport sous forme de tableau, basé sur les cycles d’exécution. Vous pouvez comparer les cycles côte à côte afin d’identifier ce qui différencie ce cycle des autres.   

L’indice de productivité des flux de travail de dataPARC en action, illustrant l’intégration transparente entre l’analyse des tendances et Excel pour une meilleure accessibilité des données et une efficacité accrue.

Vitesse d’exécution des tâches

Comme indiqué ci-dessus, le menu contextuel « Tendances » contient tous les outils nécessaires et les applique directement aux données actuellement affichées. Il n’est pas nécessaire de réinitialiser ou de reconfigurer quoi que ce soit au cours d’une session.

dataPARC a pour objectif de présenter les données à la vitesse de la pensée. Réfléchissez à un problème, affichez-le instantanément, remontez dans le temps, puis faites glisser cet horodatage vers une autre tendance. Vous pouvez ainsi maintenir le fil de votre réflexion tout en éliminant simultanément les causes potentielles.

Accessibilité des données

dataPARC dispose d’un moteur de données de performance (PDE) qui garantit un affichage des données plus rapide que pour toute autre courbe de tendance. Le PDE est un ensemble d’applications côté serveur destinées à accélérer la récupération des données. Il optimise l’affichage des courbes de tendance et des autres rapports dans PARCview.

Parmi les autres fonctionnalités qui facilitent l’accès aux données, on peut citer le double-clic et le glisser-déposer. Il suffit de double-cliquer sur n’importe quelle balise dans PARCview pour afficher une courbe de tendance. Faites glisser d’autres balises, voire un horodatage, vers une courbe de tendance pour obtenir rapidement la réponse que vous cherchez.

Efficacité en matière de résolution de problèmes

Avec dataPARC, la résolution des problèmes est centralisée. Signalez un problème, résolvez-le, puis consignez-en la cause dans PARCview. Utilisez les diagrammes de Pareto pour analyser les problèmes les plus récurrents afin de réduire les temps d’arrêt.

WPI : Résumé

Pour un fabricant, trouver le système de gestion des données adapté peut s’avérer difficile. Parfois, le choix se résume à déterminer quel logiciel permettra aux utilisateurs de gagner du temps et de réduire leurs efforts au quotidien. Une gestion efficace du temps, tant du point de vue opérationnel que de celui des employés, se traduit directement par des économies. La réduction des efforts garantit que tous les collaborateurs utilisant l’outil puissent communiquer facilement et identifier les problèmes. De plus, une expérience utilisateur positive signifie que les collaborateurs seront motivés pour approfondir leur connaissance de l’outil et disposeront de l’énergie nécessaire pour d’autres tâches. Un système de gestion des données adapté permettra de prendre des décisions clés fondées sur les données, contribuant ainsi à la réalisation des objectifs et des résultats de l’entreprise.